Clean Desk – mehr als nur Sicherheit

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Als Kind antwortete ich gern meiner Mutter, dass nur ein Genie das Chaos beherrscht, wenn sie mich anhielt, mein Zimmer aufzuräumen. Eine sehr willkommene Ausrede, mich vor meinen Pflichten zu drücken. Als ich nach dem Schulabschluss eine Lehre im Handwerk begonnen habe, war das Erste, worauf mein Lehrmeister achtete: Ordnung halten. Das Werkzeug hatte nach Benutzung zurück in die Werkzeugtasche gelegt zu werden, angefangene Kartons mit gleichen Arbeitsmaterialien wurden wieder aufgefüllt und natürlich galt es auch, mehrmals am Tag den Dreck aufzukehren. Ich kann gleich vorwegnehmen, dass ich diese Dinge nie als Schikane empfunden habe, auch wenn sie uns lästig erschienen sind. Denn rasch haben wir den Nutzen der Devise „Sauberkeit halten“ erfahren.

Werkzeuge, die immer zurück an ihren Platz gebracht werden, verschaffen uns zügig einen Überblick, ob etwas fehlt. Also kann man sich dann auf die Suche machen und die Wahrscheinlichkeit, dass Dinge gestohlen werden, reduziert sich drastisch. Auch bei den Arbeitsmaterialien behält man einen guten Überblick über Dinge, die verbraucht wurden und neu beschafft werden müssen. Fünf leere Kartons mit nur ein oder zwei Teilen darin verbrauchen nicht bloß Platz, sondern führen auch zu falschen Einschätzungen der verfügbaren Ressourcen. Zu guter Letzt gilt natürlich auch, dass man sich im Dreck weniger wohlfühlt und mit Sauberkeit dem Auftraggeber demonstriert, dass man fokussiert und planvoll vorgeht.

Durch diese Prägung in jungen Jahren, habe ich, als vor einigen Jahren das Thema Clean Desk als Sicherheitskonzept in Unternehmen eingeführt wurde, nicht gleich verstanden, was man von mir wollte. Schließlich ist mir das Prinzip Clean Desk bereits in Fleisch und Blut übergegangen, lange bevor ich mein Studium der Informatik abgeschlossen hatte. Aber der Reihe nach. Schauen wir uns erst einmal an, was Clean Desk eigentlich ist und wie man es umsetzt.

Wer sich tiefgehend mit dem Thema Security beschäftigt, lernt als Erstes, dass die meisten erfolgreichen Angriffe nicht über komplizierte technische Manöver durchgeführt werden. Sie verlaufen viel profaner und kommen üblicherweise nicht von außen, sondern von innen. Treu nach dem Motto: Gelegenheit macht Diebe. Kombiniert man diese Tatsache noch mit den Erkenntnissen des Social Engineerings, das vor allem durch den Hacker Kevin Mitnick geprägt wurde, ergibt sich ein neues Bild. Es müssen nicht immer gleich die eigenen Mitarbeiter unter Generalverdacht gestellt werden. In einem Gebäude gibt es externe Putzkräfte, Sicherheitspersonal oder Handwerker, die meist problemlos Zugang zu sensiblen Räumlichkeiten bekommen. Daher gilt stets die Devise: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser, weswegen man eine Clean Desk Policy einführt.

Die erste Regel lautet: Wer über einen längeren Zeitraum den Arbeitsplatz verlässt, schaltet seine Geräte aus. Das gilt besonders für den Feierabend. Ansonsten ist zumindest der Desktop zu sperren. Das Konzept dahinter ist recht einfach. Von ausgeschalteten Geräten können keine Sicherheitslücken ausgenutzt werden, um sich von außen in das Firmennetzwerk zu hacken. Zudem verringert es den Stromverbrauch und verhindert Brände durch Kurzschlüsse. Damit die Geräte nicht physisch entwendet werden können, sind diese mit speziellen Schlössern am Schreibtisch fixiert. Ich habe es schon selbst erlebt, dass während der Mittagspause Geräte gestohlen wurden.

Da ich selbst sehr viel in Hotels übernachtet habe, ist die Festplatte meines Computers prinzipiell verschlüsselt. Das gilt auch für alle externen Datenträger wie USB Sticks oder externe SSDs. Wird das Gerät gestohlen, kann zumindest niemand auf die darauf befindlichen Daten zugreifen.

Es ist natürlich selbstverständlich, dass eine sichere Verschlüsselung nur mit einem starken Passwort möglich ist. Viele Unternehmen, haben spezielle Regeln, die die Passwörter der Mitarbeiter erfüllen müssen. Zudem ist es üblich, dass alle 30 bis 90 Tage ein neues Passwort vergeben werden muss, das von den letzten drei verwendeten Passwörtern abweichen muss.

Passwörter, aber sicher?

Oft wird auch darauf hingewiesen, dass die Passwörter nicht auf einem Post-it stehen, der auf dem Monitor klebt. Das habe ich selbst so nie erlebt. Viel typischer ist, dass Passwörter unter der Tastatur oder dem Mauspad notiert werden.

Ein anderer Aspekt sind Aufzeichnungen, die auf Schreibtischen, Wandkalendern und Whiteboards hinterlassen werden. Auch wenn die Information noch so unbedeutend scheint, kann sie durchaus sehr wertvoll sein. Da es recht schwer ist, zu entscheiden, was wirklich schützenswert ist und was nicht, gilt die allgemeine Regel: Alle Aufzeichnungen sind zum Feierabend für Außenstehende unzugänglich zu verstauen. Das klappt natürlich nur dann, wenn auch verschließbarer Stauraum vorhanden ist. In sensiblen Bereichen wie Banken und Versicherungen geht man sogar so weit, dass auf Wandkalendern keine Urlaube der Kollegen eingetragen werden dürfen.

Natürlich ist bei diesen Überlegungen auch der eigene Papierkorb einzubeziehen. Hier ist sicherzustellen, dass die vertraulichen Dokumente in speziell gesicherten Containern entsorgt werden. Denn sonst führt es ja den ganzen Aufwand der Geheimhaltung wieder ad absurdum, wenn man diese nach Feierabend einfach aus dem Papierkorb ziehen kann.

Aber auch der virtuelle Schreibtisch ist Teil der Clean Desk Policy. Ganz besonders in Zeiten der virtuellen Videokonferenzen und Remote Arbeit können Fremde einen Blick auf den eigenen Schreibtisch erhaschen. Das erinnert mich auch an die Zeit der Vorlesungen, als ein Dozent mehrere Verknüpfungen des Papierkorbes auf seinem Desktop hatte. Wir haben immer gescherzt, dass er recycelt. Eigene Papierkörbe für Word, Excel etc. Dateien.

Die Clean Desk Policy hat allerdings auch andere Auswirkungen. Es ist durchaus mehr als nur ein Sicherheitskonzept. Denn Mitarbeiter, die diese Policy konsequent umsetzen, bringen dadurch auch mehr Ordnung in die eigenen Gedanken und können so Thema für Thema konzentriert abarbeiten, was zu einer besseren Performance führt. Meist erfolgt die persönliche Tagesplanung so, das zum Feierabend auch die begonnenen Aufgaben abgeschlossen werden können. Auch hier finden sich Analogien zum Handwerk. Denn der Handwerker versucht ebenfalls, den Auftrag möglichst bis zum Feierabend zu erledigen, um am nächsten Tag nicht noch einmal für kurze Zeit anrücken zu müssen. Denn auch hier wird einiges an Zeit für Vorbereitungen aufgewendet.

Die Umsetzung einer Clean Desk Policy erfolgt nach den drei P (Plan, Protect & Pick). Zu Beginn des Tages wird sich überlegt, welche Aufgaben erledigt werden sollen (Plan), und die entsprechenden Dokumente und benötigten Materialien werden ausgewählt, um darauf Zugriff zu haben. Am Ende des Tages werden die Dinge wieder sicher verstaut. Während der Arbeitszeit ist ebenfalls sicherzustellen, dass zum Beispiel in den Pausen keine unbefugten Personen Zugriff auf die Informationen haben. Diese tägliche, einfach umzusetzende Routine von Vorbereitung und Nachbereitung wird rasch zur Gewohnheit und die dafür aufzuwendened Zeit lässt sich auf wenige Minuten reduzieren, so dass kaum Arbeitszeit vergeudet wird.

Mit einer Clean Desk Policy verschwinden die erdrückenden Papierberge vom Schreibtisch, und durch die Überlegung, welche Aufgaben am Tag erledigt werden sollen, ist man besser auf diese fokussiert, was die Produktivität erheblich verbessert. Am Ende des Tages kann man nun mental auch einige Punkte von der eigenen Aufgabenliste streichen, was zu einer besseren Zufriedenheit führt.